Javno arhivsko gradivo, odnosno gradivo nastalo djelovanjem i radom tijela državne vlasti, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova i javnih poduzeća, trgovačkih društava koja su nastala iz bivših javnih poduzeća, javnih bilježnika i drugih osoba koje obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti) u pravilu je dostupno 30 godina od nastanka.

Javno arhivsko gradivo može biti dostupno za korištenje i prije isteka roka od 30 godina ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako to odobri stvaratelj gradiva.

Posebni uvjeti i rokovi dostupnosti propisani su za ono javno gradivo na koje se primjenjuju odredbe vezane uz zaštitu podataka u gradivu, a odnose se na:

Javno arhivsko gradivo koje sadrži podatke koji se odnose na obranu, međunarodne odnose, gospodarske probitke države i na poslove nacionalne sigurnosti, a čijim bi obavljanjem nastupile štetne posljedice za nacionalnu sigurnost ili nacionalni interes Republike Hrvatske. Takvo je gradivo dostupno 50 godina od nastanka, ako posebnim propisom nije drugačije određeno.

Javno arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija, osobni dosjei, sudski spisi i sl.) dostupno je za korištenje 70 godina od nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnose.

Arhivsko gradivo mogu bez ograničenja koristiti stvaratelji čijim je radom nastalo, u svrhe radi kojih je nastalo, odnosno kojima je služilo.

Uvjeti za korištenje gradiva kojem još nisu dospjeli rokovi dostupnosti, propisani su posebnim odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima te Pravilnika o korištenju arhivskog gradiva.

Sukladno čl. 22. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, ukoliko znanstveni razlozi zahtijevaju korištenje arhivskog gradiva prije isteka roka dostupnosti, ravnatelj DAVU može, uz prethodno pribavljeno mišljenje Hrvatskog arhivskog vijeća, odobriti korištenje arhivskog gradiva na način i pod uvjetima koji jamče zaštitu javnih probitaka, odnosno privatnosti, prava i probitaka treće osobe.

Privatno arhivsko gradivo

Na privatno arhivsko gradivo, odnosno ono gradivo koje je nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, osim ukoliko nije nastalo obavljanjem javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe, a kada se nalazi u državnom vlasništvu, primjenjuje se isti rok dostupnosti kao za javno arhivsko gradivo, odnosno 30 godina od nastanka.

Iznimno, rokovi dostupnosti gradiva uvjeti korištenja gradiva mogu biti definirani drugačije, a na temelju posebnih uvjeta koje je odredio stvaratelj prilikom primopredaje gradiva arhivu.